Viisi tapaa työajan säästämiseen siivousalalla

19.10.2020

Siivousalalla käytännön työtehtäviä ei useinkaan hoideta mukavasti toimistolta työpöydän takaa. Ne koostuvat monesta liikkuvasta osasta, useista eri kohteista ja yllättävistäkin muutoksista. Kokonaisuuden ohjaaminen vaatii tietoa, taitoa ja paneutumista – ja silti sekään ei aina riitä.
Katso siivousalalle kehitetty Maxtech eCleaners →

Jos työnhallintajärjestelmä ei ole toiminnoiltaan kattava ja kunnossa, ei työkään voi sujua tehokkaasti. Mitä sitten vaaditaan työnhallinta- tai toiminnanohjausjärjestelmältä, jotta työtehtävät soljuisivat sujuvasti ja toiminta olisi erittäin kilpaillulla alalla myös kannattavaa? Tässä meidän viisi vinkkiämme helpompaan arkeen!

 

1. Tehosta ja helpota työskentelyä ajantasaisilla ohjeilla sekä laadukkaalla työvuorosuunnittelulla

Työvuorolistojen suunnittelu sopimus- ja keikkasiivouksiin mahdolliset poikkeukset huomioiden on vaativaa työtä. Toimiva ja selkeä työvuorosuunnittelu on yksi keskeisiä seikkoja tehokkaan työskentelyn mahdollistamiseksi, ja lisäksi olennainen investointi henkilöstön työhyvinvointiin.

Siivousalan ratkaisut suunnittelukalenteri

Uusi Työvuorot™-ratkaisumme tarjoaa edelläkävijän ominaisuudet selkeään ja visuaaliseen siivousalan työvuorosuunnitteluun. Toistuvat sopimussiivoukset sekä keikkasiivoukset ovat järjestelmässä helposti hallittavissa ja saat myös selkeän näkymän suunniteltujen töiden toteutumiseen. Voit osoittaa töitä ja kohteita työntekijöiden työvuorolistalle yksinkertaisesti hiirellä raahaamalla ja tieto välittyy suoraan työntekijöille Maxtech Pro -puhelinsovellukseen.

Maxtech Pro siivousala

Olennaiset tiedot, kuten kohdekohtaiset työohjeet sekä kohteen sijainti Google Maps -linkkeineen, ovat liitettävissä työn tietoihin ja helppo pitää ajantasaisina.

 

2. Hyödynnä työaikakirjanpitoa toiminnan seurannassa ja kehittämisessä

Työajanseuranta näyttäytyy toisinaan vain välttämättömänä pahana. Laadukkaasti toteutettuna työajanseuranta mahdollistaa kuitenkin myös toiminnan tehokkuuden tarkastelun ja kehittämisen. Paperiset tuntilaput käsittelyineen sekä erikseen järjestelmiin kirjattavat ajankäytönseurannat ovat usein jo työmääränsä ja tarkkuutensa vuoksi tehottomia keinoja.

Siivousalan ratkaisut qr-koodien ja nfc-tarrojen lukeminen 500

Työaika™-ratkaisumme soveltuu erilaisiin tarpeisiin riippumatta siitä, missä ja milloin työ tapahtuu. Eri kohteisiin ja työtehtäviin sekä siirtymiin käytetty aika voidaan kirjata joko puhelinsovelluksella tai leimaamalla suoraan kohteessa, sillä Maxtech Pro -puhelinsovellus mahdollistaa leimaukset QR-koodeilla ja NFC-tunnisteilla.

Sovellus mahdollistaa myös paikkatiedon tallentamisen kirjausten yhteydessä. Eri kohteista sekä työtehtävistä kerätty työaikatieto hyödynnetään järjestelmässä kohdekohtaisen katteenseurannan käyttöön. Sen lisäksi mahdolliset lisälaskutettavat työt sekä laskutusaineistot muodostuvat kirjauksista automaattisesti.

 

3. Automatisoi TES-tulkinta sekä lisien ja palkka-aineiston laskenta

TES-tulkinnat, paikalliset sopimukset sekä muut palkanlaskennan poikkeustapaukset saattavat toisinaan aiheuttaa harmaita hiuksia sekä ylimääräisiä käsittely- ja hallinnointikustannuksia. Pahimmassa tapauksessa palkanlaskennassa on jätetty tiettyjä asioita vain palkanlaskijan muistin varaan. Manuaalinen laskenta on virhealtista ja mahdolliset selvitykset ovat työläitä ja kalliita.

Siivousalan ratkaisut bruttopalkkaraportti

TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™ -ratkaisumme on kehitetty erityisesti siivousalan tarpeisiin. Eri palkanlisät sekä mahdolliset paikallisesti sovitut lisät ja palkkaerät muodostuvat automaattisesti työaikakirjausten tiedoista ja ovat siirrettävissä sähköisessä muodossa yleisimpiin palkanlaskentaohjelmistoihin.

Automaattisesti muodostettu ja TES-tulkittu palkka-aineisto tuo luotettavuutta palkanlaskennan oikeellisuuteen ja mahdollistaa merkittäviä säästöjä työmäärässä sekä käsittelykustannuksissa.

 

4. Reaaliaikainen ajoneuvojen ja kaluston paikannus

Liikkuvassa siivoustyössä ajoneuvot ovat päivittäin liikkeessä, ja niiden tarkka seuranta ei ole helppoa ilman oikeanlaisia välineitä. Vaihtelevissa kohteissa liikkuvia ajoneuvoja on kuitenkin usein pystyttävä paikantamaan, jotta mahdollisiin muutoksiin tai ongelmatilanteisiin reagoiminen olisi tehokasta.

Siivousalan ratkaisut ajoneuvopaikannus

Ajoneuvopaikannus™-ratkaisumme näyttää ajoneuvot sekä ajetut reitit ja kohdekäynnit karttapohjalla reaaliaikaisesti. Selkeä kokonaiskuva mahdollistaa yllättävienkin muutosten tehokkaan hallinnan sekä vaivattoman raportoinnin.

Ajoreitit, sijaintitiedot sekä kohteissa kulloinkin käytetty aika tallentuvat järjestelmään automaattisesti ja tarpeen vaatiessa niiden tarkastelu jälkikäteen on helppoa ja selkeää. Tarvittavat raportit, ajopäiväkirjat sekä matkalaskut muodostuvat ajotapahtumien perusteella ja ovat hyödynnettävissä liiketoiminnan tukena automaattisesti.

Kalustonpaikannus™ -ratkaisumme mahdollistaa myös muun kaluston sijainnin paikantamisen ja seurannan paristokäyttöisellä paikantimella. Paikannin voidaan kiinnittää mihin tahansa laitteeseen, eikä laitteen sijainnin selvittämiseen tarvitse enää käyttää aikaa tai vaivaa. Järjestelmä voidaan asettaa myös lähettämään epätavallisesta liikkumisesta ilmoittava hälytysviesti.

 

5. Nykyaikainen työajanseuranta ja työnhallinta ei vaadi uusia laitteita

Työnhallintajärjestelmän kokonaisuus kannattaa aina räätälöidä tarvetta vastaavaksi, ilman mitään ylimääräistä. Usein uuden järjestelmän käyttöönotto voi olla kallista ja vaatia myös uusien puhelinten tai leimauslaitteiden hankkimista.

Maxtech on erikoistunut siivousalan työnhallintaratkaisuihin ja kehittänyt ratkaisujaan tiiviissä yhteistyössä alan toimijoiden kanssa jo 13 vuoden ajan.
Tutustu Maxtechin siivousalan ratkaisuihin →

Järjestelmä on oman alansa edelläkävijä ja tekninen kehitys tuo asiakkaille merkittäviä käytännön hyötyjä. Käyttöönotto on toteutettavissa jopa ilman laitehankintoja – hyödyntäen työntekijöillä jo olemassa olevien Android- tai iOS-puhelimien käyttöä.

Varmista kilpailuetusi ja kutsu Maxtechin asiantuntijat päivittämään uusimmat ominaisuudet työnhallinnasta liiketoimintanne hyödyksi – autamme mielellämme hyödyntämään siivousalan kiistatonta ykkösratkaisua, Maxtech eCleanersia!