Etätyöopas
Ota työelämän megatrendi haltuun ja varmista etätyössä onnistuminen.Lataa opas PDF:nä

SISÄLLYS

  • Etätyön periaatteet ja pelisäännöt
  • Etätyön johtaminen ja tavoitteellisuus
  • Puitteet kuntoon
  • Hyödyt
  • Rohkeasti eteenpäin
Etätyöopas

Etätyön periaatteet ja pelisäännöt

Etätyö perustuu molemminpuoliseen luottamukseen ja tarjoaa lukuisia hyötyjä, mutta sujuvan yhteistyön tueksi kannattaa silti sopia yrityksen tai yksikön yhteisistä ja tarkoituksenmukaisista pelisäännöistä ja varmistaa töiden sujuminen.

Etätyöstä kannattaa aina laatia kirjallinen etätyösopimus, jossa määritellään missä rajoissa etätyötä on mahdollista molemmin puolin hyödyntää ja kuinka pitkän aikaa. Oleellista on sopia myös millä periaatteilla etätyön pelisääntöjä voidaan muuttaa ja millaisia sääntöjä etätyöskentelyn mahdollisesti päättyessä noudatetaan – vai onko kyseessä oikeasti vakiintunut toimintamalli, jolloin työntekijä voi ryhtyä pohtimaan autosta luopumista ja työnantaja toimitilojen tarpeellisuutta?

Etätyö on uuden työaikalain mukaisesti työaikaa ja työnantajalla on velvollisuus varmistaa työajanseuranta sekä muut työaikalain mukaiset velvoitteet myös etätyössä. Perinteisten kellokorttien lisäksi nykyaikaiset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat ja jopa tukevat etänä tehtävää työtä useista näkökulmista.

Etätyö ei useinkaan ole aikaan tai paikkaan sidottua, mutta organisaation ja tiimien yhteistoiminnan kannalta on tärkeää sopia yhteisistä kokoontumisista ja mahdollisista työajoista, jolloin kollegat sekä muu työyhteisö on tavoitettavissa.

“ Onko kyseessä oikeasti vakiintunut toimintamalli? ”

Etätyön johtaminen ja tavoitteellisuus

Etätyötä koskevat lähtökohtaisesti samat tuottavuustavoitteet sekä velvoitteet kuin perinteisempiäkin työskentelytapoja ja kokemusten mukaan etätyö on usein jopa tehokkaampaakin.

Esimiestyön näkökulmasta etänä työskentely tuo uusia mahdollisuuksia, mutta toki myös haasteita. Nykyaikaisen johtamisen muistuttaessa useimmiten palveluammattia on esimiehen velvollisuus huolehtia tiimiläisten työn sujumisesta ja onnistumisen edellytysten mahdollistamisesta pätee myös etätyössä.

Esimiestyölle etätyössä sisältyy työsuojelullisesta näkökulmasta uudenlaisia haasteita sekä riskejä, jotka voivat jossain määrin myös eskaloitua sosiaalisen kontrollin ja kanssakäymisen vähentyessä etätyössä.

Luontaisen kanssakäymisen vähentyessä esimiestyössä on suositeltavaa laatia tarkoituksenmukainen toimintamalli, jolla varmistetaan säännöllinen yhteydenpito ja kuulumisten vaihto myös etänä työskenneltäessä. Onnistumisen varmistaminen kuvaa etätyön johtamista ja se kannattaa pysähtyä miettimään suunnitelmallisesti kuntoon.

Etänä tehtävän työn tuloksellisuutta ja sisältöä on nykyaikaisilla työvälineillä mahdollista mitata, tarkastella ja työstää eri työskentelyalustoilla sekä video- ja puhelinpalavereissa. Maxtechin työnhallintajärjestelmä auttaa kaikkia osapuolia onnistumaan tehtävissään.

Puitteet kuntoon

Ihmisen anatomia säilyy samana ja hyvinvointi koostuu täysin samoista asioista kuin konttorillakin työskenneltäessä.

Työergonomiaan ja tarkoituksenmukaisiin työvälineisiin kannattaa kiinnittää etätyössä erityinen huomio, sillä esimies ei useinkaan näe tai voi muutoin luontaisesti havainnoida kaikkia niihin liittyviä tekijöitä – nämä kannattaa siis käydä määrätietoisesti läpi aika-ajoin eikä langeta olettamisen perisyntiin.

Rutiinit tuovat ryhtiä työskentelylle myös etänä ja siksi niiden muodostaminen sekä noudattaminen on varsin suositeltavaa. Läppärin ottaminen esille, tietylle työskentelylle rauhoitetulle alueelle siirtyminen tai ihan jo työvaatteiden pukeminen aamuisin virittävät aivot työmoodiin ja valmistavat päivän koitoksiin ja eritoten helpottavat rajanvetoa työ- ja vapaa-ajan välille.

Liikkuminen ja taukojen pitäminen ovat etätyössä helposti vaarassa unohtua asiakkaan luokse siirtymisen tai lounaspaikkaan kollegoiden kanssa kävelemisen jäädessä rutiineista. Tauot kuuluvat työaikaan toimistollakin työskennellessä ja niiden pitäminen sekä esim. riittävä veden juominen ovat välttämättömiä asioita hyvinvoinnin varmistamiseksi myös etätyössä.

Tietoturva on asia joka etätöitä suunniteltaessa on myös syytä ottaa huomioon ja varmistaa käytettävien laitteiden, tietoverkkojen sekä fyysisten aineistojen tietoturvallinen käyttö sekä säilytys.

“ Tauot ja riittävä veden juominen ovat välttämättömiä myös etätyössä ”

Hyödyt

Yli puoli miljoonaa suomalaista haluaa jatkossa tehdä etätöitä aiempaa enemmän, selviää YLE:n alkuvuodesta 2020 teettämän tutkimuksen mukaan. Eikä syitä varsinaisesti tarvitse arvailla – etätyö on monin tavoin tehokkaampaa sekä joustavampaa.

Etätyöllä saavutetut säästöt työntekijälle ovat varsin merkittävät olipa kyseessä sitten työmatkoihin käytetty aika, rahalliset kustannukset tai ylipäätään vaiva. Jopa vaatteista on jossain määrin mahdollista säästää etätyön onnistuessa vähemmän formaalissakin asussa – luontoarvoista puhumattakaan turhaa “kaikkea” ajatellen.

Sosiaalinen kanssakäyminen on monen työyhteisön suola, mutta asialla on myös valitettava kääntöpuoli ja joskus työaikaa voi kulua myös kahvikupin ääressä vaihdettuihin kuulumisiin sekä maailman parantamiseen sekä joskus syviinkin strategisiin pohdintoihin – etätyössä nämä jäävät suurelta osin pois ja hyvin suunniteltu etätyöpäivä on työteholla mitattuna usein perinteistä konttoripäivää tehokkaampi.

Rohkeasti eteenpäin

Etätyö on uusi normaali ja sen rooli tulee täysin varmasti korostumaan tulevaisuuden työelämässä ja yritysten käydessä kisaa työnantajamielikuvasta sekä tietysti parhaista osaajista ja tuloksen tekijöistä.

Etätyössä ja siihen liittyvissä käytänteissä pätee sama nyrkkisääntö kuin nykyaikaisessa työelämässä sekä liiketaloudessa ylipäätään – mieti “miten onnistuu”, äläkä “miksi ei onnistu”!

Etätyö haastaa ja tuulettaa organisaatiota ja toimintatapoja, samalla siinä piilee myös mahdollisuus käytänteiden tarkistamiseen ja päivittämiseen. Epäkohtia on ja ongelmiin voi törmätä, mutta useimpiin niistä löytyy ratkaisu tai apu, minkä joku toinen on jo tahollaan kokenut ja ratkaissut – etsi tähän oikeat kumppanit ja pyydä neuvoa ja vaadi kehitystä myös verkostoiltasi. Etätyössä hyödyt ovat usein riskejä ja epäkohtia huomattavasti suuremmat ja se on 2020-luvun työelämän kiistaton megatrendi.

“ Tapa aloittaa työpäivä kokoontumalla firman hallilla käskynjaossa, lienee peräisin ajalta jolloin lankapuhelin ei ollut välttämättömyys… ”