Työajanseurantajärjestelmän hankinnassa suurin huoli ei yleensä ole ohjelmisto vaan käyttöönotto: kuinka paljon se vie meidän aikaamme, miten työntekijät saadaan kirjaamaan ja mitä tapahtuu ensimmäisessä palkka-ajossa. Tällä sivulla kuvaamme, miten käyttöönotto etenee Maxtech Prossa, mitä yrityksen pitää tehdä ennen aloitusta ja mihin käyttöönotot tyypillisesti kaatuvat.
Mitä käyttöönotto tarkoittaa käytännössä?
Käyttöönotto on jakso ensimmäisestä määrittelypalaverista siihen, että ensimmäinen palkka-aineisto on muodostettu järjestelmästä ja hyväksytty. Siihen kuuluu työehtosopimusten ja työaikamuotojen määrittely järjestelmään, kirjaustapojen valinta, integraatiot palkanlaskentaan, pilotointi yhdessä ryhmässä, koulutus ja siirtyminen koko henkilöstöön. Kokonaisuus mukautetaan yrityksen tarpeisiin yhdessä Maxtechin asiantuntijoiden kanssa ja asiakkaan puolella työtä johtaa nimetty pääkäyttäjä.
Käyttöönoton vaiheet
| Vaihe | Mitä tehdään | Kuka tekee | Tulos |
|---|---|---|---|
| 1. Tavoitteet ja lähtötiedot | Mitä ongelmaa ratkaistaan (TES-laskenta, näkyvyys, laskutus), ketkä käyttävät, mitkä työehtosopimukset ja työaikamuodot ovat käytössä | Asiakas ja Maxtech | Käyttöönottosuunnitelma |
| 2. Määrittely | TES-säännöt, lisät, liukumat ja työaikapankki, kustannuspaikat ja työmaat, kirjauksiin vaadittavat tiedot, käyttäjäroolit | Maxtech, asiakkaan HR ja työnjohto | Konfiguroitu järjestelmä |
| 3. Integraatiot | Palkkajärjestelmän aineistomuoto, henkilötietojen tuonti, tarvittaessa taloushallinto ja HR | Maxtech ja asiakkaan IT/palkkatoimisto | Testattu aineistonsiirto |
| 4. Pilotti | Yksi työryhmä tai työmaa kirjaa 2–4 viikkoa; kirjaukset ja TES-tulkinta tarkistetaan vanhan prosessin rinnalla | Pilottiryhmä, pääkäyttäjä | Vahvistetut säännöt |
| 5. Koulutus ja perehdytys | Pääkäyttäjät, työnjohto ja työntekijät koulutetaan rooleittain; ohjeet mobiilisovellukseen ja leimauslaitteisiin | Maxtech ja pääkäyttäjä | Henkilöstö osaa kirjata |
| 6. Käyttöönotto ja tuki | Koko henkilöstö siirtyy sovittuna päivänä; ensimmäinen palkka-ajo tarkistetaan yhdessä; tuki jatkuu | Kaikki | Ensimmäinen hyväksytty palkka-aineisto |
Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
Käyttöönotto on suunniteltu nopeaksi ja käytännönläheiseksi ilman raskasta IT-projektia. Kesto riippuu työehtosopimusten määrästä, integraatioista ja siitä, kuinka valmiit lähtötiedot ovat: yhden työehtosopimuksen ja yhden palkkajärjestelmän kokonaisuus valmistuu nopeammin kuin useamman TES:n, kulunvalvonnan ja paikannuksen yhdistelmä. Nopein tapa lyhentää käyttöönottoa on koota lähtötiedot valmiiksi ennen aloitusta.
Mitä yrityksen kannattaa tehdä ennen aloitusta?
- Työehtosopimukset ja paikalliset sopimukset: mitä TES:iä sovelletaan ja mitä niistä on sovittu paikallisesti (liukumat, työaikapankki, lisät).
- Työaikamuodot ja vuorokierrot: yleistyöaika, jaksotyö, vuorotyö; kenellä mikäkin.
- Rakenne: työmaat, kohteet, kustannuspaikat ja projektit, joille työaika kohdistetaan.
- Palkanlaskenta: mikä palkkajärjestelmä tai palkkatoimisto ja missä muodossa se ottaa aineiston vastaan.
- Laitteet: kenellä on työpuhelin, mihin toimipisteisiin tarvitaan leimauslaite, missä verkkoyhteys on heikko.
- Pääkäyttäjä: yksi nimetty henkilö, joka omistaa käyttöönoton asiakkaan puolella.
Henkilöstön perehdytys ja yhteistoiminta
Työajanseurannan käyttöönotto käsitellään henkilöstön kanssa yhteistoimintamenettelyssä ennen päätöstä. Jos kirjauksiin liitetään sijaintitieto, henkilöstölle kerrotaan selkeästi, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään. Käytännössä tärkein perehdytys on lyhyt ja konkreettinen: miten kirjaan työajan, mihin kohdistan sen, miten näen saldoni ja keneltä kysyn. Pääkäyttäjät koulutetaan käyttöönoton yhteydessä. Työnjohdon koulutus kannattaa pitää erikseen, koska hyväksyntä ja poikkeamien käsittely ovat heidän työtään.
Mihin käyttöönotot kaatuvat?
- TES-säännöt määritellään puutteellisesti. Paikalliset sopimukset ja poikkeukset löytyvät vasta ensimmäisessä palkka-ajossa. Ratkaisu: pilotti vanhan prosessin rinnalla.
- Kirjauksiin ei vaadita kohdetta. Tunnit ovat oikein, mutta niitä ei voi laskuttaa eikä kohdistaa. Ratkaisu: kirjauksen pakolliset tiedot määritellään alussa.
- Työnjohto ei hyväksy tunteja ajallaan. Palkka-ajo odottaa. Ratkaisu: hyväksyntä osaksi viikkorutiinia, muistutukset järjestelmästä.
- Vanha ja uusi tapa elävät rinnakkain liian pitkään. Ratkaisu: sovittu siirtymäpäivä, jonka jälkeen paperilappuja ei oteta vastaan.
- Pääkäyttäjää ei ole nimetty. Kysymykset jäävät ilmaan. Ratkaisu: yksi omistaja asiakkaan puolella.
Käyttöönotto pienessä yrityksessä
Alle 20 hengen yrityksessä käyttöönotto on kevyempi: yksi TES, yksi palkkatoimisto, yksi kirjaustapa. Silloin määrittely ja koulutus voidaan tehdä samassa viikossa ja pilotti on koko henkilöstö. Ratkaiseva ero isoon yritykseen on, että pääkäyttäjä on usein yrittäjä itse. Siksi järjestelmän pitää hoitaa TES-tulkinta ja aineistot ilman, että kukaan opettelee palkanlaskentaa.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö meidän syöttää henkilötiedot käsin?
Ei yleensä. Henkilötietojen tuontitapa sovitaan määrittelyssä. Maxtech Prossa on valmiit integraatiot yleisimpiin palkanlaskenta- ja taloushallinto-ohjelmistoihin.
Voiko käyttöönoton tehdä vaiheittain?
Kyllä. Tavallinen järjestys on työajanseuranta ja TES-tulkinta ensin, sen jälkeen työvuorosuunnittelu, kulunvalvonta tai paikannus samaan järjestelmään.
Mitä tapahtuu, jos ensimmäisessä palkka-ajossa on virhe?
Pilotti ajetaan vanhan prosessin rinnalla juuri tämän vuoksi ja ensimmäinen tuotantoajo tarkistetaan yhdessä Maxtechin kanssa.
Tarvitsemmeko omaa IT-osaamista?
Käyttöönotto on suunniteltu ilman raskasta IT-projektia. Järjestelmä toimii pilvipalveluna ja integraatiot yleisimpiin palkanlaskenta- ja taloushallinto-ohjelmistoihin ovat valmiina.
Haluatko käydä käyttöönoton läpi omilla lähtötiedoillanne? Varaa maksuton esittely, niin arvioimme vaiheet ja aikataulun yhdessä.