Sähköinen ajopäiväkirja
Ajopäiväkirja, joka täyttyy itsestään.
Ajoneuvoon asennettu paikannin tallentaa jokaisen ajon alkamis- ja päättymisajan, paikat ja kilometrit. Kuljettaja valitsee vain, onko ajo työ- vai yksityisajoa. Verottajan vaatima ajopäiväkirja on valmis raportoitavaksi kuukauden lopussa.
Maxtech Prossa ajopäiväkirja on osa ajoneuvo- ja kalustonpaikannusta, joten samat ajotiedot palvelevat matkalaskuja, kustannuspaikkakohdistusta ja kaluston käyttöasteen seurantaa.
Mitä ongelmia sähköisellä ajopäiväkirjalla ratkaistaan?
Käsin täytetty ajopäiväkirja on yrityksen yleisimmin laiminlyöty lakisääteinen asiakirja. Vihko unohtuu, merkinnät tehdään jälkikäteen muistista ja verotarkastuksessa huoltojen kilometrilukemat eivät täsmää kirjauksiin.
Seurauksena voi olla, että
- ajopäiväkirjaa täytetään jälkikäteen tai ei ollenkaan ja ajot voidaan verotuksessa tulkita yksityisajoiksi
- yhteiskäyttöautojen ajoja ei saada kohdistettua kuljettajalle
- matkalaskut ja kilometrikorvaukset tehdään erikseen samoista ajoista
- ajoja ei saada kohdistettua asiakkaalle tai kustannuspaikalle laskutusta varten
- kaluston todellisesta käytöstä ei ole tietoa.
Maxtech Prossa ajot muodostuvat paikantimen tiedoista automaattisesti. Kuljettajan ei tarvitse kirjata ajoja käsin ja tiedot ovat valmiina verottajaa, matkalaskuja ja laskutusta varten.
Sähköisen ajopäiväkirjan tärkeimmät hyödyt
Täyttää verottajan vaatimukset ilman käsin kirjaamista
Paikannin tallentaa jokaisen ajon alkamis- ja päättymisajan, paikat ja kilometrit. Kuljettaja valitsee vain ajotyypin ja ajopäiväkirja on valmis raportoitavaksi kuukauden lopussa.
Kuljettajakohtainen kirja myös yhteiskäyttöautoissa
Yhteiskäyttöautossa kuljettaja tunnistautuu NFC-tarralla puhelimen sovelluksella. Jokainen ajo kohdistuu oikealle kuljettajalle.
Matkalaskut ja kilometrikorvaukset samasta tiedosta
Kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset muodostuvat samoista ajoista automaattisesti. Samaa ajoa ei kirjata kahteen kertaan.
Ajot kohdistuvat asiakkaalle ja kustannuspaikalle
Ajot kohdistetaan asiakkaille ja kustannuspaikoille laskutusta varten. Kaluston todellinen käyttö näkyy raporteista.
Sähköisen ajopäiväkirjan ominaisuudet
Ajopäiväkirja on osa Maxtech Pron ajoneuvo- ja kalustonpaikannusta. Samat paikannustiedot palvelevat verotusta, matkalaskuja, laskutusta ja kaluston hallintaa.
Verottajan vaatimukset täyttävä automaattinen ajopäiväkirja
Työ- ja yksityisajojen erittely keinukytkimellä
Kuljettajan tunnistus NFC-tarralla yhteiskäyttöautoissa
Ajoluokkien erittely ja jälkikäteisluokittelu
Kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset automaattisesti
Kuittien skannaus matkalaskuihin
Ajojen kohdistus asiakkaille ja kustannuspaikoille
Sijainti- ja reittihistoria sekä kohdekäynnit
Raportit tulostettavissa ja sähköpostiin
Alue- ja liikevalvonta
Automaattiset huolto- ja katsastusmuistutukset
Android- ja iOS-mobiilisovellus
Näin sähköinen ajopäiväkirja toimii
1. Paikannin asennetaan ajoneuvoon
Paikannin voidaan asentaa henkilö- tai pakettiautoon, työkoneeseen tai peräkärryyn ja se lähettää sijaintitiedon palvelimelle.
2. Ajot muodostuvat automaattisesti
Jokainen ajo tallentuu aikoineen, paikkoineen ja kilometreineen. Ajot näkyvät sovelluksessa, raportissa ja karttanäkymässä.
3. Kuljettaja merkitsee ajotyypin
Keinukytkin ajoneuvossa erottaa työ- ja yksityisajot. Yhteiskäyttöautossa kuljettaja tunnistautuu NFC-tarralla puhelimen sovelluksella. Luokittelun voi tehdä myös jälkikäteen.
4. Raportit ja aineistot
Ajopäiväkirja tulostetaan tai tilataan sähköpostiin. Matkalaskut muodostuvat ajoista ja ajot kohdistuvat kustannuspaikoille ja asiakkaille laskutusta varten.
Mitä verottaja vaatii ajopäiväkirjalta?
Verohallinnon luontoisetupäätöksen mukaan ajopäiväkirjaan merkitään päivittäin jokaisesta ajosta ajon alkamis- ja päättymisaika, alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa reitti, matkamittarin lukemat ajon alussa ja lopussa, matkan pituus, ajon tarkoitus ja auton käyttäjän nimi. Ajopäiväkirjalla osoitetaan esimerkiksi, miten työsuhdeauton ajot jakautuvat työ- ja yksityisajoihin, kun etu lasketaan ajettujen kilometrien mukaan. Säilytä ajopäiväkirja muun verotusta koskevan aineiston mukana.
| Verottajan vaatima tieto | Miten se syntyy Maxtech Prossa |
|---|---|
| Alkamis- ja päättymisaika | Paikannin tallentaa automaattisesti ajon käynnistyessä ja päättyessä |
| Alkamis- ja päättymispaikka, reitti | GPS-sijainti ja reittihistoria; osoitteet muodostuvat automaattisesti |
| Matkamittarin lukema ja matkan pituus | Kilometrit lasketaan paikannustiedosta; mittarilukema täsmäytetään |
| Ajon tarkoitus | Ajoluokka valitaan ajoneuvon napista tai sovelluksessa; ajo kohdistetaan asiakkaalle tai kustannuspaikalle |
| Auton käyttäjän nimi | Kuljettaja tunnistautuu NFC-tarralla tai sovelluksella yhteiskäyttöautossa |
| Työ- ja yksityisajojen erittely | Valinta napilla (keinukytkin) ajon alkaessa tai luokittelu jälkikäteen |
| Raportointi | Raportit tallessa järjestelmässä ja tulostettavissa verottajaa varten |
Sähköinen vai manuaalinen ajopäiväkirja?
| Manuaalinen (vihko, Excel, sovellus ilman paikanninta) | Sähköinen ajopäiväkirja (paikannin) | |
|---|---|---|
| Kirjaaminen | Kuljettaja kirjaa jokaisen ajon itse | Ajot muodostuvat automaattisesti; kuljettaja valitsee vain ajotyypin |
| Luotettavuus verotarkastuksessa | Riippuu kuljettajasta; jälkikäteen täytetty kirja on riski | Ajat, paikat ja kilometrit paikannustiedosta |
| Yhteiskäyttöautot | Kuljettajan merkintä käsin | Kuljettaja tunnistautuu NFC-tarralla |
| Matkalaskut | Erillinen lomake | Muodostuvat samoista ajoista |
| Kaluston käyttö | Ei tietoa | Sijainti, käyttöaste ja reitit kartalla |
| Sopii | 1–5 ajoneuvoa, vähän ajoja | Yritykset, joissa ajoja on päivittäin tai ajoneuvoja useita |
Kenelle sähköinen ajopäiväkirja sopii?
Paikantimeen perustuva ajopäiväkirja kannattaa, kun ajoneuvoja on useita, ajoja on päivittäin tai samaa autoa käyttää useampi kuljettaja. Maxtechin asiakkailla paikantimia on henkilö- ja pakettiautoissa, työkoneissa (pyöräkuormaajissa, tiekarhuissa, trukeissa ja traktoreissa) sekä peräkärryissä. Yksittäisen yrittäjän yhdelle autolle riittää usein kevyempi ratkaisu. Kun ajoneuvoja on yli viisi, paikannus tuo ajopäiväkirjan lisäksi näkyvyyden kaluston käyttöön.
Talous ja palkanlaskenta
Ajopäiväkirja on valmis verottajaa varten ilman, että kenenkään tarvitsee koota sitä käsin.
Matkalaskut ja kilometrikorvaukset muodostuvat samoista ajoista, joten samaa tietoa ei syötetä kahteen kertaan.
- Verottajan vaatimukset täyttävä ajopäiväkirja
- Kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset automaattisesti
- Valmiit integraatiot yleisimpiin palkanlaskenta- ja taloushallinto-ohjelmistoihin
Kuljettajat
Kuljettajan ei tarvitse pitää vihkoa eikä muistella ajoja jälkikäteen.
Ajot tallentuvat automaattisesti ja kuljettaja valitsee vain, onko ajo työ- vai yksityisajoa.
- Ajotyypin valinta keinukytkimellä
- Tunnistus NFC-tarralla yhteiskäyttöautoissa
- Android- ja iOS-mobiilisovellus
Kalusto ja työnjohto
Samat paikannustiedot näyttävät kaluston sijainnin, käyttöasteen ja reitit.
Paikantimen voi asentaa myös työkoneisiin ja peräkärryihin. Koneille muodostuu käyttötunnit ja sijaintihistoria.
- Sijainti- ja reittihistoria
- Alue- ja liikevalvonta
- Huolto- ja katsastusmuistutukset
Usein kysytyt kysymykset
Hyväksyykö verottaja sähköisen ajopäiväkirjan?
Verohallinnon ohjeissa määritellään ajopäiväkirjan sisältö, ei sen muotoa. Sähköinen ajopäiväkirja kelpaa, kun siitä käyvät ilmi vaaditut tiedot: ajat, paikat, mittarilukemat, matkan pituus, tarkoitus ja käyttäjän nimi.
Milloin ajopäiväkirja on pakollinen?
Ajopäiväkirjaa tarvitaan, kun työ- ja yksityisajojen jakautuminen on osoitettava verottajalle: esimerkiksi kun työsuhdeauton etu lasketaan ajettujen kilometrien mukaan tai kun yrittäjä selvittää elinkeinotoiminnan ajot. Lue tarkemmin: milloin ajopäiväkirja on pakollinen.
Mitä tietoja ajopäiväkirjaan merkitään?
Ajan, paikat, reitin tarvittaessa, mittarilukemat, matkan pituuden, tarkoituksen ja käyttäjän nimen. Lue: mitä tietoja ajopäiväkirjaan merkitään.
Toimiiko ajopäiväkirja työkoneissa?
Kyllä. Paikannin voidaan asentaa työkoneisiin ja peräkärryihin. Koneille muodostuu käyttötunnit ja sijaintihistoria.
Saako ajopäiväkirjan vanhoista ajoista?
Ajot tallentuvat paikantimen asennuksesta alkaen. Raportin voi muodostaa mille tahansa aikavälille jälkikäteen.
Miten tietosuoja huomioidaan ajoneuvon paikannuksessa?
Ajoneuvon paikannus on henkilötietojen käsittelyä, kun ajoneuvo yhdistyy kuljettajaan. Käyttöönotto käsitellään henkilöstön kanssa yhteistoiminnassa. Henkilöstölle kerrotaan etukäteen selkeästi, mitä tietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja miten työ- ja yksityisajot erotellaan.
Haluatko nähdä sähköisen ajopäiväkirjan käytännössä?
Varaa maksuton esittely, niin näytämme, miltä ajopäiväkirja näyttää kuljettajan sovelluksessa ja talouden raportissa.