Kun työ tehdään työmailla, asiakaskohteissa ja ajoneuvoissa, myös työaika pitää pystyä kirjaamaan siellä, missä työ tehdään. Mobiili työajanseuranta tarkoittaa, että työntekijä kirjaa työajan puhelimella ja tieto siirtyy sellaisenaan työnjohdon hyväksyttäväksi, TES-tulkintaan ja palkanlaskentaan. Tällä sivulla kerromme, miten työajanseuranta puhelimella toimii käytännössä, mitä kirjauksilta kannattaa vaatia ja milloin mobiilisovelluksen rinnalle tarvitaan leimauslaite.
Mitä mobiili työajanseuranta tarkoittaa?
Mobiili työajanseuranta on työajanseurantajärjestelmän osa, jossa työaika kirjataan älypuhelimen sovelluksella sen sijaan, että tunnit kirjoitettaisiin paperille tai syötettäisiin jälkikäteen toimistolla. Kirjaus tehdään työn alkaessa ja päättyessä. Siihen liitetään tiedot siitä, missä kohteessa ja mihin tehtävään aika käytettiin. Sovellus on sama kaikille: kirvesmiehelle työmaalla, siivoojalle kohdekierroksella, asentajalle huoltokeikalla ja kunnan kunnossapidon työntekijälle ajoneuvossa.
Olennaista on, että mobiilikirjaus ei ole erillinen sovellus vaan osa samaa järjestelmää, jossa työvuorot suunnitellaan, työajat tulkitaan työehtosopimuksen mukaan ja palkka-aineistot muodostetaan. Silloin työmaalla tehty kirjaus näkyy työnjohtajalle samana päivänä ja palkanlaskijalle ilman uudelleensyöttöä.
Miten työajanseuranta puhelimella toimii käytännössä?
Maxtech Pron mobiilisovellus (Android ja iOS) toimii neljässä vaiheessa, jotka on suunniteltu vievän työntekijältä sekunteja, ei minuutteja.
- Kirjaus. Työntekijä aloittaa ja lopettaa työajan sovelluksesta. Kirjaukseen voidaan vaatia organisaation päättämät tiedot, esimerkiksi työmaa, projekti, kustannuspaikka tai tehtävä. Kirjausten tietovaatimukset ja sijaintivaatimukset määritellään järjestelmään, joten puutteellista kirjausta ei pääse syntymään.
- Kohdistus. Kirjattu aika kohdistuu suoraan oikealle työmaalle, projektille tai asiakkaalle. Samassa sovelluksessa kirjataan myös kulut ja lisätyöt.
- Tarkastus ja hyväksyntä. Työnjohtaja näkee päivän kirjaukset ja poikkeamat reaaliajassa, tarkastaa ne ja hyväksyy ne järjestelmässä. Korjaukset tehdään heti, ei palkkakauden lopussa.
- Aineistot. Hyväksytyt työajat käsitellään automaattisesti työehtosopimuksen mukaan: lisät, ylityöt ja muut työaikatapahtumat lasketaan. Palkka- ja laskutusaineistot muodostuvat ilman manuaalista käsittelyä.
Sama työntekijä voi käyttää eri kirjaustapoja ristiin: aamulla leimaus leimauslaitteella varikolla, päivällä kohteen vaihto puhelimella ja illalla lopetus leimauslaitteella. Kaikki kirjaukset päätyvät samaan työaikakirjanpitoon.
Mitä tietoja kirjaukseen kannattaa vaatia?
Mobiilikirjauksen arvo syntyy siitä, mitä kirjaukseen liitetään. Pelkkä kellonaika kertoo vain tunnit; kohde ja tehtävä kertovat, mihin tunnit menivät. Suosittelemme määrittelemään kirjauksiin vähintään seuraavat tiedot:
| Tieto | Miksi | Kenelle tieto on tärkein |
|---|---|---|
| Työmaa, kohde tai projekti | Tuntien kohdistus laskutukseen, kateseurantaan ja projektikohtaiseen raportointiin | Työnjohto, talous |
| Tehtävä tai työlaji | TES-lisät ja laskutusrivit muodostuvat oikein (esim. likainen työ, varallaolo, matka-aika) | HR ja palkanlaskenta |
| Sijaintitieto kirjaushetkellä | Vahvistaa, että kirjaus on tehty kohteessa | Työnjohto |
| Tauot ja keskeytykset | Lakisääteinen työaikakirjanpito ja TES-tulkinta edellyttävät todellista työaikaa | HR ja palkanlaskenta |
| Lisätyöt | Asiakkaan tilaama lisätyö kirjautuu heti ja siirtyy laskutusaineistoon | Työnjohto, laskutus |
| Matkat ja kulut | Kulut kirjataan samassa sovelluksessa; ajoneuvopaikannuksen kanssa kilometrikorvaukset ja päivärahat muodostuvat ajoista | Palkanlaskenta |
Kun verkkoyhteyttä ei ole: offline-kirjaus
Kenttätyössä verkkoyhteys toisinaan katkeaa, esimerkiksi kellarikerroksissa, teollisuushalleissa ja syrjäisillä työmailla. Maxtech Pron sovellus tallentaa kirjaukset laitteen muistiin, kun yhteyttä ei ole ja siirtää ne järjestelmään automaattisesti, kun yhteys palaa. Työntekijän ei tarvitse tehdä mitään ylimääräistä, eikä kirjaus jää tekemättä verkon takia. Sama koskee leimauslaitteita: leimaukset tallentuvat myös verkkoyhteyden katketessa ja siirtyvät työajanseurantaan yhteyden palautuessa.
Mobiilisovellus, leimauslaite vai molemmat?
Mobiilisovellus ja leimauslaite eivät ole vaihtoehtoja toisilleen vaan saman järjestelmän kaksi kirjaustapaa. Valinta riippuu siitä, missä työ tehdään ja onko työntekijällä työpuhelin.
| Mobiilisovellus | Leimauslaite | Molemmat | |
|---|---|---|---|
| Sopii parhaiten | Liikkuva työ: useita kohteita päivässä, ajoneuvotyö, huolto ja asennus, siivouskierrokset | Kiinteä toimipiste, tuotantotila tai työmaa, jossa kaikki kulkevat saman pisteen kautta | Yritys, jossa on sekä toimipiste että liikkuvia työntekijöitä |
| Kirjaukseen liitettävät tiedot | Kohde, tehtävä, sijainti, kulut, lisätyöt | Tulo- ja lähtöleimaus, kohde | Kaikki |
| Edellyttää | Älypuhelin (oma tai työnantajan) | Laite toimipisteeseen, ei puhelinta työntekijälle | Molemmat |
| Verkkoyhteyden katketessa | Kirjaukset tallentuvat ja siirtyvät myöhemmin | Leimaukset tallentuvat ja siirtyvät myöhemmin | Sama |
| Lue lisää | Tämä sivu | Lue lisää | Lue lisää |
Mobiili työajanseuranta eri toimialoilla
Rakentaminen ja LVIS
Työmaalla kirjaus kohdistetaan työmaalle ja litteralle ja sama kirjaus voi toimia työmaan kulunvalvonnan läsnäolotietona. Aliurakoitsijoiden työntekijät kirjaavat samalla sovelluksella, jolloin päätoteuttaja saa työmaan läsnäolot ja ilmoitusvelvollisuuden tiedot samasta järjestelmästä. Lue, miten työajanseuranta toimii rakennusalalla.
Siivous ja kiinteistöhuolto
Kohdekierroksella työntekijä vaihtaa kohdetta useita kertoja päivässä. Kirjaus kohdistetaan kohteelle ja kohdekohtainen aika siirtyy suoraan laskutusaineistoon. Lue, miten digitaalinen työajanseuranta toimii siivousalalla.
Teollisuus ja kunnossapito
Tuotantotiloissa leimauslaite on usein se luontevin kirjaustapa, mutta kunnossapidon ja asennuksen liikkuva henkilöstö kirjaa puhelimella. Molemmat kirjaustavat tuottavat saman työaikakirjanpidon ja saman TES-tulkinnan.
Kunnat ja liikelaitokset
Kunnossapidon, kiinteistöhuollon ja kotihoidon työntekijät liikkuvat ajoneuvoilla kohteesta toiseen. Mobiilikirjaus yhdistettynä ajoneuvopaikannukseen antaa työnjohdolle tilannekuvan ilman soittokierroksia.
Mitä tietoja mobiili työajanseuranta kerää ja mitä se ei kerää
Mobiilikirjaus herättää työpaikoilla kysymyksiä seurannasta. Siksi on syytä sanoa selvästi, mitä järjestelmä tallentaa. Maxtech Pro tallentaa työaikakirjaukset ja niihin liitetyt tiedot. Organisaatio määrittelee itse, mitä tietoja ja sijaintivaatimuksia kirjauksiin liitetään. Tiedot käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja työntekijä näkee omat kirjauksensa sovelluksesta. Seurannan käyttöönotto kuuluu yhteistoimintamenettelyn piiriin ja henkilöstölle kannattaa kertoa etukäteen selkeästi, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään.
Mitä mobiilikirjaus muuttaa eri rooleissa?
- Työnjohto: näkee päivän tilanteen ilman soittoja ja hyväksyy tunnit samana päivänä.
- HR ja palkanlaskenta: palkkakausi alkaa valmiista aineistosta, ei puuttuvien tuntien selvittelystä.
- Talous: laskutettavat tunnit ja lisätyöt kohdistuvat oikealle asiakkaalle heti, ei kuun lopussa.
- Työntekijä: näkee omat tuntinsa, saldonsa ja lomakertymänsä puhelimesta eikä täytä tuntilappuja.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko työntekijä työnantajan puhelimen?
Ei välttämättä. Sovellus toimii työntekijän omassa Android- tai iOS-puhelimessa. Jos puhelimen käytöstä ei haluta sopia, toimipisteisiin voidaan hankkia leimauslaite.
Toimiiko sovellus ilman verkkoyhteyttä?
Kyllä. Kirjaukset tallentuvat laitteelle ja siirtyvät järjestelmään, kun yhteys palaa.
Miten sijaintitietoa käytetään?
Sijaintitiedon käyttö määritellään organisaatiokohtaisesti: kirjauksiin voidaan vaatia sijainti, jotta ne kohdistuvat oikeaan kohteeseen. Mitä tietoja kerätään ja miksi, kerrotaan henkilöstölle ennen käyttöönottoa.
Miten mobiilikirjaus liittyy TES-tulkintaan?
Kirjaus sisältää ajan lisäksi tehtävän ja kohteen, joten järjestelmä osaa laskea työehtosopimuksen mukaiset lisät ja ylityöt automaattisesti. Lue lisää TES-tulkinnasta ja palkka-aineistoista.
Voiko kirjauksilla hoitaa myös matkalaskut?
Kulut kirjataan samassa sovelluksessa. Kun käytössä on myös ajoneuvopaikannus, ajot sekä kilometrikorvaukset ja päivärahat muodostuvat automaattisesti.
Kuinka nopeasti mobiilikirjauksen saa käyttöön?
Käyttöönotto etenee määrittelystä pilotin kautta koko henkilöstölle; lue, miten työajanseurannan käyttöönotto etenee.
Haluatko nähdä, miltä kirjaus näyttää työntekijän puhelimessa ja työnjohtajan näkymässä? Varaa maksuton esittely, niin käymme läpi juuri teidän työnne kirjaustarpeet.