Työajanseuranta on pakollista Suomessa. Työaikalaki (872/2019) velvoittaa työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa jokaisesta työntekijästä, jonka työhön lakia sovelletaan. Velvollisuus on sama riippumatta siitä, tehdäänkö työ toimistolla, työmaalla vai etänä. Laki ei määrää, millä välineellä kirjanpito pidetään, mutta se määrää, mitä kirjanpidossa on oltava, kuinka kauan se säilytetään ja kenellä on oikeus nähdä se. Tällä sivulla käymme läpi vaatimukset työnantajan näkökulmasta ja kerromme, miten ne hoituvat käytännössä.
Onko työajanseuranta pakollista?
Kyllä. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. Velvollisuus koskee kaikkia työntekijöitä, joihin työaikalakia sovelletaan, eli käytännössä lähes kaikkia työsuhteisia. Lain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät vain ne, joiden työaikaa ei ennalta määritellä eikä työajan käyttöä valvota ja jotka siten voivat itse päättää työajastaan. Tällaisia ovat esimerkiksi osa johtavassa asemassa olevista (työaikalain 2 §). Laki koskee myös etätyötä: kirjanpitovelvollisuus ei riipu siitä, missä työ tehdään.
Kirjanpito voidaan pitää paperilla, taulukkolaskennassa tai työajanseurantajärjestelmässä. Vaatimus ei siis koske välinettä vaan sisältöä ja luotettavuutta: kirjanpidosta on voitava jälkikäteen osoittaa, mitä kukin on tehnyt ja mitä siitä on maksettu.
Mitä työaikakirjanpitoon on merkittävä?
Työaikakirjanpitoon merkitään työntekijöittäin:
- säännöllisen työajan tunnit
- lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit sekä niistä maksetut korvaukset
- työaikapankkiin siirretyt ja sieltä pidetyt erät, jos työaikapankki on käytössä.
Laki sallii kaksi kirjaamistapaa: joko säännöllisen työajan tunnit sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit korvauksineen tai kaikki tehdyt tunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit korotusosineen. Työajanseurantajärjestelmässä kumpikin syntyy automaattisesti, kun kirjauksista lasketaan TES-tulkinnan avulla ylityöt ja lisät. Työvuoroluettelo (30 §) on erillinen velvoite, josta kerromme työvuorolista-sivulla.
Kuinka kauan työaikakirjanpitoa säilytetään?
Työaikakirjanpito on säilytettävä vähintään työaikalain mukaisen kanneajan päättymiseen asti (32 § ja 40 §). Kanneaika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen syntyi. Työsuhteen päätyttyä kanne on nostettava kahden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Käytännössä kirjanpito kannattaa säilyttää vähintään kuluvan vuoden ja kahden seuraavan vuoden ajan.
Kenellä on oikeus nähdä kirjanpito?
Työntekijällä on oikeus saada pyynnöstä kirjallinen selvitys itseään koskevista merkinnöistä. Jäljennös kirjanpidosta on annettava pyydettäessä työsuojeluviranomaiselle (1.1.2026 alkaen Lupa- ja valvontavirasto) sekä luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle tai muulle henkilöstön edustajalle. Työajanseurantajärjestelmässä nämä pyynnöt hoituvat raportilla sen sijaan, että tietoja koottaisiin käsin eri lähteistä.
Mitä laiminlyönnistä seuraa?
Tahallinen tai törkeän huolimaton työaikakirjanpidon laiminlyönti tai väärentäminen työntekijän vahingoksi on rikoslain mukainen työaikasuojelurikos, josta voidaan tuomita sakkoon tai enintään kuudeksi kuukaudeksi vankeuteen. Enimmäistyöajan, lepoaikojen ja työvuoroluettelon laiminlyönnit ovat puolestaan työaikalain mukaisia työaikarikkomuksia (44 §). Suurempi käytännön riski on kuitenkin näyttö: jos kirjanpitoa ei ole, riitatilanteessa työntekijän oma selvitys tehdyistä tunneista painaa ja työnantaja voi joutua maksamaan ylityökorvauksia takautuvasti kanneajalta. Luotettava kirjanpito suojaa siis molempia osapuolia.
Työaikalain keskeiset rajat yhdellä silmäyksellä
| Asia | Raja | Pykälä |
|---|---|---|
| Säännöllinen työaika | Enintään 8 h/vrk ja 40 h/vko (TES:ssä voidaan sopia toisin) | 5 § |
| Päivittäinen tauko | Yli 6 h työpäivässä vähintään 1 h, sovittavissa vähintään 30 min; vuoro- ja jaksotyössä vähintään 30 min tai tilaisuus aterioida | 24 § |
| Vuorokausilepo | Vähintään 11 h työvuoron alkamista seuraavan 24 h aikana (jaksotyössä 9 h) | 25 § |
| Viikkolepo | Vähintään 35 h keskeytymätön lepo kerran seitsemän päivän aikana (voidaan järjestää myös keskimäärin 14 vuorokauden aikana) | 27 § |
| Työajan enimmäismäärä | Keskimäärin 48 h/vko neljän kuukauden ajanjaksolla ylityöt mukaan lukien (TES:llä jakso enintään 6 tai 12 kk) | 18 § |
| Liukuva työaika | Liukuma enintään 4 h/vrk; neljän kuukauden seurantajakson päättyessä ylityksiä enintään 60 h ja alituksia enintään 20 h | 12 § |
| Työaikapankki | Kertymä enintään 180 h kalenterivuodessa; kokonaissaldo enintään kuuden kuukauden työaika | 14 § |
| Työvuoroluettelo | Annettava tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua | 30 § |
| Työaikakirjanpito | Työtunnit ja korvaukset työntekijöittäin; säilytys kanneajan loppuun | 32 § |
Koskeeko laki etätyötä, liikkuvaa työtä ja johtavassa asemassa olevia?
Etätyö ja liikkuva työ kuuluvat kirjanpidon piiriin samoin kuin työ toimipisteessä. Työnantajan on siis järjestettävä kirjaus myös niille, jotka työskentelevät työmailla, kohteissa ja ajoneuvoissa. Mobiili työajanseuranta on tehty juuri tähän. Lain ulkopuolelle jää vain työ, jossa työntekijä voi itse päättää työajastaan ja jota ei valvota. Pelkkä nimike ”johtaja” tai ”asiantuntija” ei riitä; ratkaisevaa on todellinen työaika-autonomia. Epäselvissä tapauksissa kirjanpito kannattaa pitää.
Miten lakisääteinen työajanseuranta hoidetaan käytännössä?
Excel täyttää lain minimivaatimuksen, mutta se ei laske ylitöitä, lisiä eikä saldoja työehtosopimuksen mukaan, eikä se tuota raporttia viranomaiselle tai luottamusmiehelle muutamassa minuutissa. Työajanseurantajärjestelmässä kirjanpito syntyy sivutuotteena, kun työntekijät kirjaavat työaikansa mobiilisovelluksella tai leimauslaitteella.
Maxtech Prossa työaikakirjanpito muodostuu automaattisesti kirjauksista: tuntiraportti ja kokonaistyöaikaraportti näyttävät säännöllisen työajan ja sen ylittävät tunnit, työaikaliukumat ja työaikapankki pitävät saldot ajan tasalla ja TES-tulkinta laskee korvaukset, jotka kirjanpitoon on merkittävä. Palkka-aineisto siirtyy palkanlaskentaan samasta tiedosta, joten kirjanpito ja maksetut korvaukset täsmäävät.
Usein kysytyt kysymykset
Riittääkö Excel työaikakirjanpidoksi?
Laki ei määrää välinettä, joten Excel on sallittu. Käytännössä se edellyttää, että ylityöt, lisät ja saldot lasketaan käsin ja että taulukko säilytetään muuttumattomana kanneajan loppuun.
Pitääkö tauot kirjata?
Kirjanpidossa on oltava tehdyt työtunnit. Jos tauko ei ole työaikaa (työntekijä saa poistua työpaikalta), se ei kuulu tunteihin, joten se on käytännössä pystyttävä erottamaan.
Onko sähköinen työajanseuranta pakollista?
Ei. Pakollista on kirjanpito, ei sen muoto. Sähköinen seuranta on tapa hoitaa velvoite niin, että kirjanpito, TES-tulkinta ja palkanmaksu perustuvat samaan tietoon.
Koskeeko velvollisuus aliurakoitsijoiden työntekijöitä?
Jokainen työnantaja pitää kirjanpitoa omista työntekijöistään. Rakennustyömaalla päätoteuttajalla on lisäksi erilliset velvoitteet läsnäolon ja ilmoitusten osalta. Lue lisää työmaan velvoitteista.
Milloin työajanseuranta kannattaa ottaa käyttöön?
Velvollisuus on voimassa ensimmäisestä työntekijästä alkaen. Järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön viimeistään, kun tunteja kirjataan useasta paikasta tai kun TES-lisiä lasketaan käsin.
Haluatko nähdä, miten työaikakirjanpito, TES-tulkinta ja palkka-aineistot muodostuvat samasta kirjauksesta? Tutustu Maxtech Pron työajanseurantaan tai lataa työajanseurannan opas.
Lähteet
- Työaikalaki 872/2019 (ajantasainen versio)
- Rikoslaki 39/1889, 47 luvun 2 § (työaikasuojelurikos)
- Tiedot tarkistettu 1.10.2026.