Moderni työvuorosuunnittelu tukee Volaren kasvua
Volare on vuonna 2021 perustettu syväteknologiayritys, jonka ensimmäinen kaupallinen tuotantolaitos rakennetaan Poriin. Yritys jalostaa elintarviketuotannon ja maatalouden sivuvirtoja korkealaatuisiksi tuotteiksi, kuten rehuproteiiniksi, öljyiksi ja lannoiteraaka-aineiksi. Tuotantopäällikkö Ardit Fejzullahi vastaa päivittäisestä tuotannon johtamisesta, työvuorosuunnittelusta ja raportoinnista sekä tiimin johtamisesta ja rekrytoinneista.
Volaren toiminnan laajentuessa aiempi työajanhallintajärjestelmä ei enää vastannut liiketoiminnan kasvutarpeita. Yritys tarvitsi ratkaisun, joka tukee työajanseurantaa ja mahdollistaa joustavasti muokattavan työvuorosuunnittelun.
”Henkilöstömäärämme lisääntyy merkittävästi, ja tarvitsimme kasvuamme vastaavan työnhallintajärjestelmän. Operatiivisella johtajallamme oli työhistoriansa perusteella hyviä kokemuksia Maxtechista, ja hänen suosittelustaan päädyimme Maxtech-kumppanuuteen”, Ardit kertoo.
Sujuva käyttöönotto vaiheittain
Käyttöönotto toteutettiin vaiheittain pienen ryhmän pilotista koko organisaatioon, mikä teki siirtymästä hallitun ja selkeän.
”Maxtech otettiin käyttöön ensin yhdelle tiimille, ja laajensimme noin kuukauden pilottijakson jälkeen käytön koko yritykseen. Pilotin aikana Maxtech oli rinnakkaiskäytössä aiemman järjestelmämme kanssa.”
Käyttöönoton yhteydessä Volare sai käyttökoulutusta ja teknistä tukea.
”Pilottijakso alkoi 12. tammikuuta, ja helmikuun alusta Maxtech on ollut koko henkilöstön käytössä. Vaiheistettu käyttöönotto sujui hienosti – siitä erityiskiitos Maxtechin Jonnalle. Tekninen tukikin reagoi pyyntöihin nopeasti.”
Järjestelmä on lunastanut odotukset: työvuorosuunnittelu on tehostunut, manuaalinen työ vähentynyt ja työaikojen hallinta selkeytynyt. Myös eri työehtosopimusten tulkinta ja palkanlaskennan prosessit ovat yksinkertaistuneet.
Henkilöstö on ottanut järjestelmän hyvin vastaan, ja erityisesti leimaus sekä mobiilikäyttö koetaan selkeiksi ja toimiviksi.
Työvuorosuunnittelu jalostui uudelle tasolle
Volare kehittää työvuorosuunnittelua edelleen muun muassa automatisoimalla lomakertymiä ja kehittämällä uusia työvuoromalleja.
”Pystymme suunnittelemaan työvuoroja pidemmälle. Meillä on kaksi tiimiä, mutta ne toimivat eri rytmissä. Järjestelmä mahdollistaa työvuorojen joustavan muokkauksen myös poissaolojen kohdalla, ja työvuorokalenteri voidaan jakaa työntekijöille.”
Volaren ja Maxtechin yhteistyö on ollut tiivistä. Vuoropuhelu on sujuvaa, ja kehitystoiveisiin reagoidaan nopeasti. Järjestelmätoimittaja on osoittanut olevansa myös palvelun tuottaja.
Muutostoiveemme on otettu huomioon nopealla aikataululla. Minulle tuli todella hyvä kuva Maxtechin toiminnasta.
Ardit suosittelee varauksetta Maxtechia yrityksenä ja erityisesti järjestelmän työvuorosuunnittelua. ”Työaikajärjestelyjä täytyy pystyä muokkaamaan nopeasti. Joustavuus ja muokattavuus ovat merkittäviä tekijöitä työvuorojen hallinnassa.”
Työnhallintajärjestelmän uusimisen motiivina voi olla useita näkökulmia, mutta lopulta kyse on siitä, miten tietojärjestelmä tukee liiketoiminnan tavoitteita – liittyivät ne kasvuun, toiminnan tehostamiseen tai reaaliaikaiseen tiedonvälittämiseen.
Kuvat: Volare Oy
– pääkuvassa oikealla Ardit Fejzullahi
