Työaikalaki muuttuu vuoden vaihteessa – tiedätkö miten se koskettaa yritystäsi?

25.6.2019

Työaikalain muutoksesta päätettiin eduskunnassa maaliskuussa 2019 ja sen on määrä astua voimaan 1.1.2020. Päätös jäi uutisoinnissa eduskuntavaalien varjoon ja saattoi tämän vuoksi jäädä monelta huomaamatta.

Työaikalakia oli päivitetty edellisen kerran vuonna 1996, jonka jälkeen työn tekeminen on muuttunut paljon. Työtä tehdään aiempaa monipuolisemmin tavoin, jonka vuoksi aiempaa lakia ei voitu enää pitää riittävän yleispätevänä.

Koska lakimuutos ja sen sisältö saattoi jäädä monilta havaitsematta, kokosimme listan kuudesta muutoksesta, joista yksi tai useampi saattaa koskettaa myös teidän organisaatiotanne.

 

1.   Lakiin kirjattiin velvollisuus seurata työntekijöiden työaikaa

Taustalla vaikuttaa työn tekemisessä tapahtunut muutos, joka koskettaa varsinkin asiantuntijatyötä tekeviä henkilöitä. Työnteko asiantuntijatehtävissä on vapautunut ja sitä tehdään yhä useammin työaikojen ja työpaikan ulkopuolella.

Tämän muutoksen kääntöpuolena on se, että työ- ja vapaa-aika sekoittuvat ja mikäli työaikaa ei mitata, työntekijät voivat olla käytännössä koko ajan töissä. Uuden lain tehtävänä on suojella työntekijöitä tältä ja velvoittaa työnantajan mittaamaan kaikkea työhön käytettävää aikaa.

Haasteen yrityksille asettaa se, että palkkalistoilla saattaa asiantuntijoiden lisäksi olla henkilöitä, joiden työnteko vaatii läsnäoloa työpaikalla sekä henkilöitä, jotka ovat sidottuja työaikaan, mutta jotka liikkuvat paikasta toiseen työpäivän aikana.

Tämän vuoksi yksi kirjausväline ei voi sopia kaikille.

 

2.   Työaikaliukumien maksimi- ja minimimäärä muuttui

Aiemmin liukuman maksimi oli +/- 40h, nyt lakiuudistuksen myötä plussatunteja voi olla enimmillään 60h ja miinustunteja voi olla enimmillään 20h. Sinänsä muutoksena tämä ei ole suuri, mutta tämän myötä moni voi havahtua miettimään, miten liukumia on tähän asti seurattu. Vai onko seurattu lainkaan?

Työntekijän näkökulmasta plussatuntien kerryttäminen ja niiden avulla omaan vapaa-aikaan vaikuttaminen ovat työviihtyvyyteen merkittävästi vaikuttava asia. Työnantajan näkökulmasta taas voi olla tärkeää, etteivät työtunnit mene liian pahasti miinukselle ja toisaalta, että kertyneet miinustunnit tulevat jossain vaiheessa kuitatuiksi.

 

3.   Kaikkien on nyt mahdollista ottaa käyttöön työaikapankki

Monille työaikapankin käsite voi olla vieras. Tai jos se sattuu olemaan käsitteenä tuttu, sen toteuttamiseen liittyvät haasteet voivat olla vieraita.

Työaikapankilla tarkoitetaan ratkaisua, jossa ylläpidetään tietoa työntekijöiden kertyneistä liukumatunneista, ansaituista vapaista sekä vapaa-ajaksi muutettavissa olevista rahallisista eduista, kuten ylityötunneista, lomarahoista jne. Vuoden aikana työaikapankkiin voi kerryttää maksimissaan 180 tuntia.

Työaikapankin käyttöönotto voi olla houkuttelevaa monissa yrityksissä, koska se tarjoaa joustavan alustan rahallisten korvausten vaihtamiseen vapaa-ajaksi ja toisinpäin. Ratkaisun käyttöönotosta hyötyvät kaikki osapuolet.

Käytännössä työaikapankin onnistunut käyttöönotto vaatii avukseen teknisen ratkaisun, sillä käsin tehtynä tämän kokonaisuuden hallinta edes 10 hengen yrityksessä muuttuu nopeasti suureksi aikasyöpöksi.

 

4.   Päivittäinen työaikaliukuma muuttuu

Säännöllisen päivittäisen työaikaliukuman raja on jatkossa 4 tuntia entisen 3 tunnin sijaan. Liukumassa voi olla myös välissä tauko.

Käytännössä isoin muutos on tuo välissä oleva tauko. Tämä koskettaa varsinkin asiantuntijatyötä sekä sellaista työtä, joka pitää sisällään erilaisia työlajeja, joista osa on ns. suorittavaa työtä ja osa esim. suoritetun työn raportointia. Tämä voi tarkoittaa myös muutosta työvuorosuunnittelussa.

Näiden kirjaaminen ja toisaalta työvuorosuunnittelu voi asettaa haasteita yrityksessä.

 

5.   Ajopäiväkirjojen tulee olla jatkossa henkilökohtaisia

Tämä muutos koskettaa erityisesti yhteiskäytössä olevia työajoneuvoja. Oli kyse sitten firman autolla ovelta ovelle liikkuvista myyntimiehistä, huoltotyöajoneuvoista tai tavaran kuljetukseen tarkoitetuista ajoneuvoista. Aiemmin ajopäiväkirjat on tullut täyttää ajoneuvotasolla, mutta jatkossa nämä tulee täyttää henkilötasolla.

Tähän liittyvät myös pakolliset vuorokausilepoajat sekä viikkolepoajat niille henkilöille, jotka käyttävät työvälineinään ajoneuvoja. Jatkossa työnantajan on siis pystyttävä osoittamaan henkilötasolla, kuinka pitkiä ajanjaksoja työntekijät ovat viettäneet ajoneuvon ratissa.

Nämä ovat tuttuja asioita raskaan kaluston kuljettajien keskuudessa, mutta esimerkiksi päivystysluonteisen huoltotyön parissa työskentelevien tai pitkiä matkoja yrityksen autolla ajavien myyntimiesten keskuudessa näihin ei ole välttämättä kiinnitetty huomiota.

 

6.   Tehtävän ylityön maksimimäärä poistuu, mutta työajalle tulee maksimimäärä

Muutoksena tämä on melko pieni, mutta koskettaa palkkahallintoa. Mikäli palkanlaskua tehdään tällä hetkellä käsin, menevät vanhat laskentakaavat roskakoriin ja on omaksuttava uudet. Tämän muutoksen yhteydessä voi olla järkevää miettiä, kannattaisiko tämä työvaihe automatisoida.

Max Technologiesin työnhallintaratkaisuilla, joka tuottavat lainmukaiset palkka-aineistot automaattisesti työvuorosuunnittelusta sekä kirjatuista työtunneista.

 

Olisiko aika järkevöittää prosesseja?

Tämä sarja pienempiä ja isompia muutoksia koskettaa eri tavoin erityyppisiä yrityksiä. Kaikkia kuitenkin yhdistää se, että nykyistä tekemistä voidaan lainmuutoksen myötä joutua tarkastelemaan uudestaan.

Samalla kannattaa miettiä, onko järkevää vain päivittää uudet ehdot vanhoihin käytäntöihin vai kannattaisiko samalla järkevöittää kaikkia työnhallinnan prosesseja.

 

Max Technologies tarjoaa kattavasti ratkaisut, joilla helpotat yrityksesi arkea, säästät aikaa sekä rahaa ja vastaat uuden lain vaatimuksiin

Työajanhallinnan ratkaisullamme pystyt tekemään samaan järjestelmään kirjaukset perinteisellä kellokortilla, mobiilisovelluksella ja selaimen kautta verkossa. Ratkaisu tuottaa valmiit aineistot palkanmaksuun kaikkien työntekijöiden osalta ja helpottaa näin yrityksesi arkea. Se antaa myös selkeän näkyvyyden liukumiin ja mahdollistaa työaikapankin rakentamisen.

Työvuorosuunnittelun ratkaisumme tarjoaa visuaalisen näkymän kokonaisuuteen, jonka avulla teet helposti työntekijöiden tarpeet huomioonottavat työvuorolistat. Se auttaa myös hyödyntämään lain suomia uusia mahdollisuuksia sekä täyttämään sen velvoitukset.

Meiltä saat myös automaattisen ajopäiväkirjan, johon kukin käyttäjä kirjautuu erikseen. Ratkaisu on helppokäyttöinen ja tuo tehokkuutta yrityksesi hallinnon arkeen. Käyttäjäkohtainen kirjautuminen mahdollistaa lain vaatimusten täyttämisen helposti myös yhteiskäytössä olevien ajoneuvojen osalta.

 

Kerro meille, mitä haasteita teillä on työnhallintaan liittyen – me kerromme sinulle ratkaisun.

Ota yhteyttä.