Työnhallintajärjestelmä on ohjelmisto, joka kokoaa työvoimavaltaisen yrityksen päivittäisen työn ohjaamisen yhteen: kuka on töissä ja missä, mitä tehdään, mitä siitä maksetaan ja mitä laskutetaan. Se eroaa toiminnanohjausjärjestelmästä (ERP) siinä, että se on rakennettu kentällä ja vuoroissa tehtävän työn ympärille. HR-järjestelmästä se eroaa siinä, että se toimii työn tekemisen hetkellä, ei vasta palkanmaksussa. Tällä sivulla kerromme, mitä työnhallintajärjestelmä sisältää, kenelle se sopii ja mitä siltä kannattaa vaatia.
Mikä on työnhallintajärjestelmä?
Työnhallinta tarkoittaa työvoiman, työajan ja työn resurssien ohjaamista päivittäisellä tasolla. Työnhallintajärjestelmä on tämän ohjauksen työkalu: työvuorot suunnitellaan siinä, työajat kirjataan siihen työmaalta tai kohteesta, kaluston ja ajoneuvojen käyttö näkyy siinä ja kirjatusta työstä muodostuvat työehtosopimuksen mukaiset palkka-aineistot ja laskutusaineistot. Yhteinen nimittäjä on, että kaikki moduulit käyttävät samaa tietoa: työmaalla tehty kirjaus on sama tieto, josta työnjohtaja näkee tilanteen, palkanlaskija saa lisät ja talous laskuttaa asiakasta.
Maxtech on kehittänyt työnhallintajärjestelmäänsä vuodesta 2007. Maxtech Pro on tarkoitettu yrityksille ja organisaatioille, joiden työ tehdään muualla kuin työpöydän ääressä: rakentamisessa ja LVIS-alalla, siivouksessa ja kiinteistöhuollossa, teollisuudessa ja kunnossapidossa, kuljetuksessa sekä kuntien ja liikelaitosten kenttätyössä.
Työnhallintajärjestelmä, ERP vai HR-järjestelmä?
| Työnhallintajärjestelmä | Toiminnanohjaus (ERP) | HR-järjestelmä | |
|---|---|---|---|
| Mihin se on tehty | Päivittäisen työn ohjaamiseen: vuorot, työajat, kenttä, kalusto | Yrityksen talouden, tilausten, varaston ja tuotannon ohjaamiseen | Henkilöstötietojen, rekrytoinnin ja osaamisen hallintaan |
| Kenen käytössä päivittäin | Työntekijät, työnjohto, palkanlaskenta | Talous, myynti, tuotannon suunnittelu | HR, esihenkilöt |
| Mistä tieto syntyy | Kirjauksesta työmaalla, kohteessa tai ajoneuvossa | Tilauksista, ostoista ja kirjanpidosta | Henkilötiedoista ja prosesseista |
| Suhde toisiinsa | Tuottaa palkka- ja laskutusaineistot ERP:lle ja HR:lle | Vastaanottaa laskutus- ja kustannustiedot | Vastaanottaa työaika- ja poissaolotiedot |
Käytännössä työnhallintajärjestelmä ei korvaa ERP:tä tai HR-järjestelmää vaan syöttää niille sen tiedon, jota ne eivät itse pysty keräämään: toteutuneen työn. Siksi integraatiot ovat osa järjestelmää, eivät lisäosa.
Mitä työnhallintajärjestelmä sisältää?
Maxtech Pro on moduulipohjainen. Yritys ottaa käyttöön ne osat, joita sen työ edellyttää. Kokonaisuutta voi myöhemmin laajentaa samaan järjestelmään.
| Moduuli | Mitä se tekee | Lue lisää |
|---|---|---|
| Työajanseuranta | Työajat kirjataan mobiilisovelluksella, leimauslaitteella tai selaimella ja kohdistetaan työmaalle, projektille tai tehtävälle. Liukumat, työaikapankki, poissaolot ja hyväksynnät samassa. | Lue lisää |
| Työvuorosuunnittelu | Vuorot kerralla koko vuodeksi, lepoaikojen ja jaksoylitöiden valvonta, vuorot työntekijän mobiilisovellukseen, avoimet vuorot valituille ryhmille. | Lue lisää |
| TES-tulkinta ja palkka-aineistot | Lisät, ylityöt ja korvaukset lasketaan työehtosopimuksen mukaan kirjauksista; valmis palkka-aineisto palkanlaskentaan. | Lue lisää |
| Rakennusalan kulunvalvonta | Valttikortit, työmaan läsnäolotieto, henkilö- ja aliurakoitsijatiedot Vastuu Groupin rajapinnasta, ilmoitukset verottajalle ja läsnäoloraportti työsuojeluviranomaiselle. | Lue lisää |
| Ajoneuvo- ja kalustonpaikannus | Ajoneuvot, työkoneet ja laitteet kartalla, käyttöaste, automaattinen ajopäiväkirja, matkalaskut, hiekoitus- ja aurauspäiväkirja. | Lue lisää |
| Laskutusaineistot ja integraatiot | Laskutusrivit lisätöineen ja materiaaleineen taloushallintoon; rajapinnat palkka-, HR- ja talousjärjestelmiin. | Lue lisää |
Kenelle työnhallintajärjestelmä sopii?
Tarve syntyy, kun työ hajaantuu: useita työmaita tai kohteita, vuorotyötä, aliurakoitsijoita, ajoneuvoja ja työehtosopimuksia, joiden lisät lasketaan käsin. Tyypillisesti tällaisia ovat:
- Rakentaminen ja LVIS: työmaiden kulunvalvonta ja ilmoitusvelvollisuus, litterointi, aliurakoitsijat.
- Siivous ja kiinteistöhuolto: kohdekohtainen työaika ja laskutus, TES-tulkinta, talvikunnossapidon dokumentointi.
- Teollisuus ja kunnossapito: vuorokierrot, leimaus tuotantotiloissa, TES-lisät, vuosihuoltojen ja seisokkien poikkeusvuorot.
- Kuljetus ja logistiikka: ajoneuvopaikannus, kuljettajakohtainen ajopäiväkirja, ajo- ja työajat samasta tiedosta.
- Kunnat ja liikelaitokset: kunnossapidon, kiinteistöhuollon ja muun kenttätyön työajat ja vuorot valmisohjelmistolla ilman räätälöintiä.
Järjestelmää käyttävät päivittäin eri roolit ja jokaisella on oma näkymänsä: työnjohto, HR ja palkanlaskenta, liiketoiminta ja johto, kalustovastaava sekä IT ja talous. Roolikohtaiset sivut kertovat, mitä kukin saa järjestelmästä.
Mitä hyvältä työnhallintajärjestelmältä kannattaa vaatia?
- Yksi tieto, monta käyttöä. Kirjaus tehdään kerran ja sama tieto palvelee työnjohtoa, palkanlaskentaa ja laskutusta. Jos tuntilista syötetään kahteen paikkaan, järjestelmä ei ole työnhallintajärjestelmä.
- Kirjaustavat työn mukaan. Mobiilisovellus liikkuvaan työhön, leimauslaite toimipisteeseen ja selain toimistoon. Kaikkia voi käyttää ristiin samassa kirjanpidossa.
- Oma TES-tulkinta. Lisät ja ylityöt lasketaan järjestelmässä alan työehtosopimuksen mukaan, ei palkanlaskijan päässä.
- Toimialan lakisääteiset velvoitteet sisäänrakennettuna. Rakennusalalla kulunvalvonta ja ilmoitukset, ajoneuvotyössä verottajan ajopäiväkirja, kaikilla työaikakirjanpito.
- Valmiit integraatiot. Palkkajärjestelmä, taloushallinto ja HR saavat aineistot rajapinnasta.
- Skaalautuvuus ja käyttöönotto palveluna. Järjestelmä mukautetaan yrityksen prosesseihin asiantuntijan kanssa ja se kasvaa henkilöstömäärän mukana ilman uutta hankintaa.
Asiakkaiden kokemuksia
Maxtech Prota käyttävät yritykset ja organisaatiot eri toimialoilta. Asiakastarinoissa kerrotaan muun muassa näistä:
- HSY: työajanhallintajärjestelmä toi läpinäkyvyyttä ja työtehoa.
- Muonion kunta modernisoi työajanseurantansa Maxtechin järjestelmällä.
- Volare: moderni työvuorosuunnittelu tukee kasvua.
- Helkama modernisoi työajanseurannan Maxtechin avulla.
- RTK-Palvelu hyötyy Maxtechin ajansäästövaikutuksesta ja TES-osaamisesta.
- Verkko Korpela: automaattisesti liikkuva tieto antaa johdolle reaaliaikaisen tilannekuvan.
Miten työnhallintajärjestelmän käyttöönotto etenee?
Käyttöönotto on suunniteltu nopeaksi ja käytännönläheiseksi ilman raskasta IT-projektia. Se alkaa määrittelystä: mitkä moduulit, mitkä työehtosopimukset, mitkä kirjaustavat ja mitkä integraatiot. Sen jälkeen järjestelmä mukautetaan yrityksen tarpeisiin yhdessä Maxtechin asiantuntijoiden kanssa, pilotoidaan yhdessä ryhmässä ja laajennetaan koko henkilöstölle koulutuksen kanssa. Lue tarkemmin työajanseurannan käyttöönotosta.
Usein kysytyt kysymykset
Onko työnhallintajärjestelmä sama kuin työajanseuranta?
Työajanseuranta on työnhallintajärjestelmän ydin, mutta järjestelmään kuuluvat myös työvuorosuunnittelu, TES-tulkinta, kulunvalvonta, paikannus ja laskutusaineistot.
Tarvitsemmeko kaikki moduulit?
Ei. Moduulit otetaan käyttöön tarpeen mukaan ja laajennetaan myöhemmin samaan järjestelmään.
Korvaako se toiminnanohjausjärjestelmämme?
Ei. Työnhallintajärjestelmä tuottaa ERP:lle toteutuneen työn tiedot: laskutusrivit ja kustannukset.
Toimiiko se kunnan tai liikelaitoksen hankinnassa?
Kyllä. Maxtech Pro on valmisohjelmisto, joka otetaan käyttöön ilman räätälöintiä; lue julkisen sektorin sivu.
Miten hinnoittelu muodostuu?
Hinnoittelu perustuu käytössä oleviin moduuleihin ja henkilömäärään. Rakennusalan kulunvalvonnan hinnasto on julkaistu ratkaisusivulla; muista moduuleista saat tarjouksen esittelyn yhteydessä.
Haluatko nähdä, miten työnhallintajärjestelmä toimii juuri teidän työssänne? Varaa maksuton esittely.