Työajanseurannan tietoturva

Työajanseurannan tietoturva on keskeinen tekijä yritysten toiminnan suojaamisessa. Se kattaa työntekijöiden henkilötietojen, työvuorojen ja työsuoritustietojen turvallisen käsittelyn ja säilyttämisen. Nykyisessä digitaalisessa työympäristössä työajanseurantajärjestelmien tietoturva on noussut yhä tärkeämmäksi, kun järjestelmät sisältävät arkaluonteista dataa ja ovat yhä useammin verkkopohjaisia.

Miksi työajanseurannan tietoturva on kriittisen tärkeää yrityksille?

Työajanseurannan tietoturva on yrityksille elintärkeää, koska järjestelmät sisältävät henkilöstön arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötunnuksia, palkkatietoja ja työsuorituksia. Tietovuoto voi johtaa sekä taloudellisiin menetyksiin että vakaviin mainevahinkoihin, puhumattakaan mahdollisista oikeudellisista seuraamuksista.

Työajanseurantajärjestelmien tietoturvauhat ovat lisääntyneet merkittävästi viime vuosina. Kyberrikolliset kohdistavat hyökkäyksiä yhä useammin juuri henkilöstöhallinnon järjestelmiin, koska ne sisältävät arvokkaita henkilötietoja. Tietoturvaloukkauksen keskimääräinen kustannus yritykselle on huomattava, ja siihen sisältyvät sekä välittömät korjauskustannukset että pitkäaikaiset mainevahingot.

Lainsäädäntö asettaa yrityksille selkeät velvoitteet työntekijöiden tietojen suojaamisesta. Erityisesti EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) määrittää tarkat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle, ja rikkomuksista voidaan määrätä merkittäviä sakkoja. Turvallinen työajanseurantajärjestelmä auttaa yritystä täyttämään nämä lakisääteiset velvoitteet. Tutustu Maxtechin tietoturvallisiin työajanseurantaratkaisuihin, jotka on suunniteltu vastaamaan nykyajan vaatimuksiin.

Mitkä ovat työajanseurannan suurimmat tietoturvariskit?

Työajanseurantajärjestelmien merkittävimmät tietoturvariskit liittyvät tietomurtoihin ja luvattomaan pääsyyn järjestelmään. Hyökkääjät voivat pyrkiä varastamaan henkilötietoja identiteettivarkauksiin tai kiristämään yrityksiä arkaluonteisilla tiedoilla. Tietojen päätyminen vääriin käsiin voi johtaa vakaviin seurauksiin sekä työntekijöille että yritykselle.

Sisäiset väärinkäytökset muodostavat toisen merkittävän riskin. Työntekijät, joilla on pääsy järjestelmään, voivat tahallisesti tai tahattomasti aiheuttaa tietoturvaongelmia. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Työaikatietojen luvaton muokkaaminen
• Kollegoiden tietojen luvaton tarkastelu
• Salasanojen jakaminen tai huolimaton käsittely
• Arkaluonteisten tietojen vieminen järjestelmän ulkopuolelle

Järjestelmähaavoittuvuudet ja vanhentunut teknologia ovat myös merkittäviä riskitekijöitä. Päivittämättömät ohjelmistot ja heikot salasanakäytännöt avaavat ovia hyökkääjille. Erityisesti pilvipohjaiset työajanseurantajärjestelmät tarvitsevat säännöllisiä päivityksiä ja vahvaa suojausta. Tietoturvariskit voivat vaikuttaa suoraan yrityksen maineeseen ja asiakkaiden luottamukseen, mikä heijastuu lopulta liiketoiminnan tulokseen.

Miten GDPR-lainsäädäntö vaikuttaa työajanseurannan tietoturvaan?

GDPR-lainsäädäntö asettaa tarkat vaatimukset työajanseurantajärjestelmille ja henkilötietojen käsittelylle. Työaikatiedot luokitellaan henkilötiedoiksi, joten niiden keräämiselle täytyy olla selkeä laillinen peruste, kuten työsopimuksen täytäntöönpano tai lakisääteinen velvoite. Yrityksen on pystyttävä osoittamaan, että kerättävät tiedot ovat välttämättömiä ja oikeasuhtaisia.

Työntekijöillä on GDPR:n mukaan useita oikeuksia omiin tietoihinsa:

Tietojen säilytysajat ovat GDPR:n keskeinen osa-alue työajanseurannassa. Työaikatietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on välttämätöntä niiden alkuperäisen käyttötarkoituksen kannalta. Yleensä työaikatietoja tulee kuitenkin säilyttää kirjanpitolain ja työaikalain edellyttämät ajat. Yrityksen on laadittava selkeä tietosuojaseloste, jossa kerrotaan, mitä tietoja kerätään ja miten niitä käsitellään.

Maxtechin työajanseurantajärjestelmä on suunniteltu GDPR-vaatimusten mukaisesti, mikä helpottaa yritysten lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä ja työntekijöiden tietosuojan varmistamista.

Millaiset ominaisuudet tekevät työajanseurantajärjestelmästä tietoturvallisen?

Tietoturvallinen työajanseurantajärjestelmä rakentuu useista teknisistä ja toiminnallisista ominaisuuksista. Vahva käyttäjäautentikaatio on perusedellytys – järjestelmän tulisi tukea monivaiheista tunnistautumista ja vahvoja salasanakäytäntöjä. Tämä estää luvattoman pääsyn järjestelmään ja suojaa sekä yrityksen että työntekijöiden tietoja.

Tietojen salaus on toinen kriittinen ominaisuus. Työajanseurantajärjestelmän tulee salata sekä tallennetut tiedot että tiedonsiirto. Tämä tarkoittaa, että:

• Tietokannoissa olevat tiedot on salattu
• Tiedonsiirto käyttää SSL/TLS-protokollaa (HTTPS-yhteyttä)
• Varmuuskopiot ovat salattuja
• Mobiilisovellukset suojaavat tallentamansa tiedot

Käyttöoikeuksien tarkka hallinta mahdollistaa sen, että työntekijät näkevät vain heille kuuluvat tiedot. Järjestelmänvalvojien tulee voida määrittää eri käyttäjäryhmille sopivat oikeudet, ja järjestelmän tulee tallentaa lokitietoja kaikista toiminnoista. Tämä mahdollistaa epäilyttävän toiminnan havaitsemisen ja tutkimisen.

Maxtechin työajanseurantajärjestelmä sisältää kattavat tietoturvaominaisuudet, kuten automaattiset päivitykset, säännölliset tietoturvatarkastukset ja GDPR-yhteensopivan tietojen käsittelyn. Järjestelmä on suunniteltu vastaamaan nykyajan tietoturvahaasteisiin ja suojaamaan yritysten kriittisiä tietoja. Ota yhteyttä kuullaksesi lisää Maxtechin tietoturvaratkaisuista.

Miten yritys voi varmistaa työajanseurannan tietoturvan käytännössä?

Työajanseurannan tietoturvan varmistaminen alkaa oikean järjestelmän valinnasta. Yrityksen kannattaa valita työajanseurantajärjestelmä, joka täyttää toimialan tietoturvavaatimukset ja on GDPR-yhteensopiva. Järjestelmän tarjoajan tietoturvakäytäntöjä ja -sertifikaatteja tulisi tarkastella huolellisesti ennen valintapäätöstä.

Henkilöstön koulutus on tietoturvan kulmakivi. Työntekijöiden tulee ymmärtää tietoturvan merkitys ja tuntea oikeat toimintatavat. Säännöllinen koulutus seuraavista aiheista on tärkeää:

• Vahvojen salasanojen käyttö ja salasanojen säännöllinen vaihtaminen
• Epäilyttävien sähköpostien ja tietojenkalastelun tunnistaminen
• Turvallinen mobiililaitteiden käyttö työajanseurannassa
• Henkilötietojen asianmukainen käsittely

Säännölliset tietoturva-auditoinnit auttavat tunnistamaan ja korjaamaan mahdolliset haavoittuvuudet. Yrityksen kannattaa tarkistaa järjestelmän lokitiedot säännöllisesti epätavallisen toiminnan varalta ja testata järjestelmän tietoturvaa esimerkiksi penetraatiotesteillä. Ajantasainen dokumentaatio käyttöoikeuksista, tietojen käsittelyprosesseista ja tietoturvakäytännöistä on myös olennaista.

Maxtechin asiakkaat ovat parantaneet työajanseurantansa tietoturvaa ottamalla käyttöön monivaiheisen tunnistautumisen, kouluttamalla henkilöstöä säännöllisesti ja pitämällä järjestelmät ajan tasalla. Näillä toimenpiteillä he ovat minimoineet tietoturvariskejä ja varmistaneet työaikatietojen luotettavan käsittelyn. Tutustu Maxtechin tietoturvallisiin työajanseurantaratkaisuihin ja nosta yrityksesi tietoturva uudelle tasolle.