Neljä vinkkiä kiinteistöhuollon työajan säästöön ja työn tehostamiseen

Kiinteistöhuollon työtehtävät eivät useimmiten sijoitu toimiston mukaviin olosuhteisiin, missä työkaveria voi tökätä olalle, kun kysyttävää tulee tai apua kaipaillaan. Työt koostuvat monista tehtävistä ja yllättäviä muutoksia tulee aikatauluun lähes päivittäin. Liikkuvan työn tehokas johtaminen vaatii paljon ammattitaitoa ja kokemusta, mutta sitä on myös mahdollista helpottaa oikeilla toimintatavoilla ja ratkaisuilla.

Kiinteistöhuollon alalla työnhallintaratkaisu voi olla suurikin kompastuskivi. Jos asioita ei pystytä delegoimaan tehokkaasti ja muuttuvia aikatauluja muokkaamaan reaaliajassa. Jos käytössä ei ole toimivaa työkalua, on enemmän kuin todennäköistä, että kilpailijan tarjoama palvelu on parempaa, ja ennen kaikkea kilpailija luultavasti pystyy tekemään parempaa tulosta ja kehittämään yritystä huomattavasti teitä tehokkaammin.

Jos seuraavat neljä asiaa ei ole yrityksessänne hallussa, on aika vaihtaa nykyaikaiseen työaikaa säästävään ja työtä tehostavaan Maxtech ERP-järjestelmään.

Huomaathan, että vaikka alla suositellaan useita ominaisuuksia erikseen ja asia voi vaikuttaa monimutkaiselta, ne kaikki sisältyvät kiinteistönhuoltoyrityksille suunniteltuun ratkaisuumme (tai ovat liitettävissä siihen). Voit tutustua kiinteistöhuoltoalan tuotepaketteihin ja hinnastoon tästä tai varata ajan ilmaiseen järjestelmän esittelyn suoraan tästä.

1. Työvuorosuunnittelu ja työohjeet

Oikeaoppinen työvuorosuunnittelu parantaa työvoiman käyttöastetta samalla parantaen työhyvinvointia. Valmiiksi suunnitellut reitit ja päiväohjelmat ohjeistuksineen ovat helposti omaksuttavia ja niiden jakaminen onnistuu helposti työntekijöiden toiveiden tai osaamisen perusteella.

Maxtechin Työvuorot™-ratkaisun pitäessä huolen sopimustöistä, aikataulutuksista, työohjeista ja keikoista, mahdollistaen myös poikkeukset ja nopeatkin muutokset, on työvuorolistojen suunnittelun visuaalisessa käyttöliittymässä oikeasti yksinkertaista.

Voit osoittaa töitä ja kohteita työohjeiden kanssa työntekijöiden työvuorolistalle yksinkertaisesti hiirellä raahaamalla ja tieto välittyy suoraan työntekijöille Maxtech-mobiilisovellukseen. Olennaiset tiedot, kuten kohdekohtaiset työohjeet sekä kohteen sijainti Google Maps -linkkeineen, ovat liitettävissä työn tietoihin ja niiden päivittäminen on mahdollista reaaliaikaisesti.

2. Työajanseuranta

Työaikatietojen hyödyntäminen työn seurannassa ja kehittämisessä auttavat sekä työnjohtoa sekä liikkuvaa huoltotiimiä.

Toisinaan työajanseuranta nähdään virheellisesti välttämättömänä pahana. Oikein toteutettuna työajanseuranta mahdollistaa toiminnan tehokkuuden tarkastelun ja kehittämisen lisäksi, oikeasti toimivan päiväaikataulun työntekijälle.

Kohteisiin, siirtymiin ja eri työtehtäviin käytetty aika voidaan kirjata monipuolisesti järjestelmään, esimerkiksi mobiilisovelluksen kautta tai QR-koodeja sekä NFC-tunnisteita hyödyntäen.

Perinteisiin paperisiin tuntilappuihin verrattuna, Mactechin työajanseurantajärjestelmä tuo työhön tarkkuutta, vähentää manuaaliseen työhön kuluvaa työaikaa ja mahdollistaa palkka-aineiston sekä laskutusmateriaalin siirron taloushallinnon ja kirjanpidon järjestelmiin valmiiden integraatioiden kautta.

3. Automatisoitu TES-tulkinta, palkkojen lisät sekä palkka-aineistot

TES-tulkinnat, paikalliset sopimukset sekä muut palkanlaskennan poikkeustapaukset saattavat toisinaan aiheuttaa harmaita hiuksia sekä ylimääräisiä käsittely- ja hallinnointikustannuksia. Pahimmassa tapauksessa palkanlaskennassa on jätetty tiettyjä asioita vain palkanlaskijan muistin varaan. Manuaalinen laskenta on virhealtista ja mahdolliset selvitykset ovat työläitä ja kalliita.

Maxtech kiinteistöhuoltoalan ratkaisuun kuuluvat TES-tulkinnat, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot on kehitetty erityisesti kiinteistöhuoltoyritysten tarpeisiin. Eri palkanlisät sekä mahdolliset paikallisesti sovitut lisät ja palkkaerät muodostuvat automaattisesti työaikakirjausten tiedoista ja ovat siirrettävissä sähköisessä muodossa yleisimpiin palkanlaskentaohjelmistoihin.

Automaattisesti muodostettu ja TES-tulkittu palkka-aineisto tuo luotettavuutta palkanlaskennan oikeellisuuteen ja mahdollistaa merkittäviä säästöjä työmäärässä sekä käsittelykustannuksissa.

4. Reaaliaikainen työajoneuvojen paikannus

Liikkuvassa työssä ajoneuvot ovat päivittäin liikkeessä, ja niiden tarkka seuranta ei ole helppoa ilman oikeanlaisia välineitä. Vaihtelevissa kohteissa liikkuvia ajoneuvoja on kuitenkin usein pystyttävä paikantamaan, jotta mahdollisiin muutoksiin tai ongelmatilanteisiin reagoiminen olisi tehokasta.

Ajoneuvopaikannus™-ratkaisumme näyttää ajoneuvot sekä ajetut reitit ja kohdekäynnit karttapohjalla reaaliaikaisesti ja tallentaa ne myös järjestelmään myöhempää tarkastelua varten. Selkeä kokonaiskuva mahdollistaa yllättävienkin muutosten tehokkaan hallinnan sekä vaivattoman raportoinnin.

Tiedät aina, missä lähin huoltoauto on ja voit osoittaa yllättävän hälytyksen heille, säästö työajassa ja turhissa ajoissa on taattu. Ajoreitit, sijaintitiedot sekä kohteissa kulloinkin käytetty aika tallentuvat järjestelmään automaattisesti, eikä laskutettavatkaan pääse koskaan unohtumaan. Matkalaskut ja ajopäiväkirjakin pysyvät samalla aina ajan tasalla ilman manuaalista työtä.

Järjestelmä voidaan asettaa myös lähettämään epätavallisesta liikkumisesta ilmoittava hälytysviesti, joten yrityksen kalusto on entistä paremmassa turvassa.

Jos työnne sisältävät katujen talvikunnossapitoa, suosittelemme tutustumaan myös erityisesti siihen kehitettyyn hiekoitus- ja aurauspäiväkirjaamme.

Maxtechin järjestelmään siirtyminen on yksinkertaista eikä vaadi uusia laitteita

Työnhallintajärjestelmän kokonaisuus kannattaa aina räätälöidä tarvetta vastaavaksi, ilman mitään ylimääräistä. Usein uuden järjestelmän käyttöönotto voi olla kallista ja vaatia myös uusien puhelinten tai leimauslaitteiden hankkimista.

Maxtechin kiinteistöhuollon ratkaisu sisältää kaiken tarpeellisen yhdessä paketissa ja reilulla käyttäjämäärään perustuvalla kuukausihinnalla. Järjestelmä on oman alansa edelläkävijä ja tekninen kehitys tuo asiakkaille merkittäviä käytännön hyötyjä. Käyttöönotto on toteutettavissa jopa ilman laitehankintoja – hyödyntäen työntekijöillä jo olemassa olevien Android- tai iOS-puhelimien käyttöä.

Varmista kilpailuetusi ja ota Maxtechin järjestelmästä kaikki irti asiantuntijamme avustuksella! Varaa aika järjestelmän esittelyyn tästä.